মাইক্রোসফট ওয়ার্ড প্রােগ্রামের মাধ্যমে সুন্দর উপস্থাপনায় ওয়ার্ড এর কাজ করা ও ব্যবহারের সুবিধা ও অসুবিধা ।

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড : বর্তমানে ওয়ার্ড প্রসেসিং সফটওয়্যারের মধ্যে মাইক্রোসফট ওয়ার্ড একটি অন্যতম জনপ্রিয় প্রােগ্রাম। এর মাধ্যমে ওয়ার্ড প্রসেসিং এর কাজ করা হয়। অর্থাৎ যে প্রােগ্রামের মাধ্যমে সুন্দর উপস্থাপনায় ওয়ার্ড এর কাজ করা হয়, তা হলাে মাইক্রোসফট ওয়ার্র প্রসেসর ব্যবহারের সুবিধা ও অসুবিধা

সুবিধা : (i) ওয়ার্ড প্রসেসর ব্যবহার করে বিভিন্ন ডকুমেন্ট তৈরি করা যায়।

(ii) ওয়ার্ড প্রসেসর ব্যবহারের ফলে বিভিন্ন ডকুমেন্টকে সুন্দরভাবে উপস্থাপন করা যায়।

(iii) ডকুমেন্ট সেভ করে রাখা যায়। প্রয়ােজন অনুযায়ী যে-কোনাে সময় তা ব্যবহার করা যায় ।

(iv) ওয়ার্ড প্রসেসর ব্যবহারের ফলে হাতে লিখে ডকুমেন্ট তৈরির প্রয়ােজন পড়ে না।

অসুবিধা : কোনাে কারণে হার্ডডিস্ক ক্র্যাশ করলে ডকুমেন্ট হারিয়ে যাওয়ার সম্ভাবনা রয়েছে।

(ii) ওয়ার্ড প্রসেসর ব্যবহারের ফলে মানুষের হাতে লেখার প্রবণতা কমে এসেছে।

(iii) প্রযুক্তির ব্যবহার সঠিক জানা না থাকলে বা প্রযুক্তির ত্রুটির কারণে যে-কোনাে সময় সমস্যা দেখা দিতে পারে।

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড :বর্তমানে ওয়ার্ড প্রসেসিং সফ্টওয়্যারগুলাের মধ্যে মাইক্রোসফট ওয়ার্ড একটি অন্যতম জনপ্রিয় প্রােগ্রাম। এর মাধ্যমে ওয়ার্ড প্রসেসিং এর কাজ করা হয়। অর্থাৎ যে প্রােগ্রামের মাধ্যমে সুন্দর উপস্থাপনায় ওয়ার্ডের কাজ করা হয়, তা হলাে মাইক্রোসফট ওয়ার্ড। বিভিন্ন ফটওয়্যার তৈরি করা হয়েছে। কোনাে নির্দিষ্ট কাজের জন্য যে প্রােগ্রাম দরকার অন্য প্রােগ্রাম দিয়ে সেই কাজ সুন্দরভাবে লেখা সম্ভব নয়। আবার এমএস এক্সেল দ্বারা যে হিসাবনিকাশ করা যায় অন্য প্রােগ্রাম দ্বারা তা ততটা সম্ভব নয়।

ওয়ার্ড প্রসেসিং : যেহেতু কম্পিউটার একটি যন্ত্র, সেহেতু কোনাে কমান্ড না পাওয়া পর্যন্ত নিজে থেকে কিছু করার ক্ষমতা তার নেই। কম্পিউটার পরিচালনার ক্ষেত্রে প্রত্যেক ক্ষেত্রেই কমান্ড প্রয়ােজন। মাইক্রোসফট অফিস ওয়ার্ডও তাই। যে-কোনাে কাজ করার ক্ষেত্রে কমান্ড দিতে হয়। কমান্ড সম্পর্কে আপনার যত ভালাে ধারণা থাকবে, আপনি ততই পারদর্শী হয়ে উঠবেন। যেমন, একটি লেখা টাইপ করার পর তা ছােট কিংবা বড় করার প্রয়ােজন হতে পারে। সহজ কথায় আমরা সিপিইউয়ে পাওয়ার দেওয়া থেকে মাউসের মাধ্যমে কম্পিউটারে যত কাজ করে থাকি, সবই আসলে কমান্ডের মাধ্যমে করি। তাই ব্যবহারকারী সুবিধার্থে এমএস ওয়ার্ডে কাজ করার ক্ষেত্রে প্রয়ােজনীয় সব কমান্ড সারিবদ্ধভাবে বিবরনের অধীনে থাকা গ্রুপে সাজানাে থাকে। গ্রুপ হচ্ছে কিছু কমান্ডের সমষ্টি। যেমন একটা কিছু লেখার পর তা ছােট-বড়, রং পরিবর্তন, আন্ডারলাইন, ফন্ট পরিবর্তন ইত্যাদি করার পরিবর্তন হতে পারে। একটু খেয়াল করে দেখুন আন্ডার লাইন, ফন্ট পরিবর্তন, লেখা ছােট-বড় ইত্যাদি কাজগুলাে অনেকটা একই জাতীয় । একটির সঙ্গে অন্যটির মিল রয়েছে। এ রকম একই জাতীয় অনেকগুলাে কমান্ড একত্রে একটি গ্রুপ। যেমন হােম ট্যাবের অধীনে গ্রুপগুলাে। এভাবে প্রত্যেকটি ট্যাবের অধীনে কিছু গ্রুপ রয়েছে, সেখান থেকে আমরা আমাদের প্রয়ােজনীয় কাজগুলাে খুব সহজেই সম্পাদন করতে পারব। কিছু কমান্ডকে একত্রিত করে একটি গ্রুপ এবং কয়েকটি গ্রুপকে একটি বিভাগে (Category) অন্তর্ভুক্ত করে একটি ট্যাব তৈরি হয়েছে। ধরুন, একটি চিঠি কিংবা অন্য কোনাে ডকুমেন্ট তৈরি করার পর তা সম্পাদনা (Edit) করার প্রয়ােজন হতে পারে। সে ক্ষেত্রে কী কাজ করতে হবে সেই কাজের ধরনের সঙ্গে সামঞ্জস্য রেখে ট্যাবগুলাে সাজানাে হয়েছে। যেমন, ডকুমেন্টের এক সঞ্জয়ে কোনাে স্থানে একটি ছবি কিংবা টেবিল স্থাপন করার প্রয়ােজন হতে পারে। সে ক্ষেত্রে একটু চিন্তা করে দেখুন এটা আসলে কোন ধরনের কাজের মধ্যে পড়ে এবং সেই কাজের সঙ্গে কোনাে ট্যাব বা গ্রুপের সম্পৃক্ততা রয়েছে কি না। যেমন, ছবি স্থাপন কিংবা টেবিল স্থাপন। একটি সাধারণত সন্নিবেশিত ধরনের একটি কাজ। আমরা জানি সন্নিবেশ শব্দটির ইংরেজি, হচ্ছে Insert কক্ষ করুন, Ribon-এ Insert নামে আলাদা একটি ট্যাব রয়েছে। সে ক্ষেত্রে Insert ট্যাবে ক্লিক করে দেখুন। এখানে এ ধরনের জ্বরও অনেক কমান্ড রয়েছে, যেখান থেকে এ ধরনের অন্য কাজগুলোও খুব সহজেই করতে পারবেন। ওয়ার্ড সেভেনে মােট সাতটি ট্যাব রয়েছে। প্রত্যেকটি ট্যাবই আলাদা আলাদা গুরুত্ব বহন করে থাকে। এবার আসুন ছােট ছােট কিছু কমান্ড ব্যবহারের মাধ্যমে জেনে নিই কোন কমান্ড কীভাবে ব্যবহার করতে হয়।

বড় দুটো আঙুল স্পেস বারের উপর রাখুন।

এখন নিচের ছক অনুযায়ী প্র্যাকটিস করতে থাকুন।

কুলারের সাহায্যে ট্যাব সেট করা : আমরা Format মেনুস্থ Tabs….. কমান্ড অপশন ব্যবহার করে ট্যাব সেট করার নিয়ম দেখেছি। ওয়ার্ডে পর্দার উপরে প্রদর্শিত কুলারে মাউস দিয়ে ক্লিক করেও সহজে ট্যাব সেট করা যায়। ওয়ার্ডের উইন্ডােতে বর্ডারের নিচে স্কেলের ন্যায় দাগকাটা সমান্তরাল লম্বা বারটিকে রুলার বলা হয়। সাধারণভাবে পর্দায় রুলার ডিফল্ট সেটিং করা থাকে। কোনাে কারণে পর্দায় যদি রুলার না থাকা তাহলে এটি পর্দায় আনার জন্য View মেনুতে ক্লিক করে Ruler-এ ক্লিক করতে হবে, পর্দায় রুলার প্রদর্শিত হবে। রুলারের বাম কোনায় এ রকম বাটন দেখা যায়। এমতাবস্থায় রুলারের যে-কোনাে জায়গায় মাউস পয়েন্টার নিয়ে ক্লিক করতে হবে, উক্ত জায়গায় একটি ট্যাব সেট হবে এবং এটি হবে Left Aligned। যেমন মাউস পয়েন্টার রুলারের ৪-এ নিয়ে ক্লিক করতে হবে, এখানে L আসবে। অর্থাৎ ৪ ইঞ্চি দূরত্বে Left Alinged ট্যাব সেট হবে। রুলারে মাউস দিয়ে ক্লিক্ করার সময় সতর্কতার সাথে করতে হবে। যেমন, সরাসরি ৪ এর উপরে নিয়ে ক্লিক করতে হবে, ট্যাব সেট হবে না। ৪ এর একটু নিচে ক্লিক্ করতে হবে। একবার না হলে আরাে কয়েকবার চেষ্টা করে করতে হবে। এভাবে রুলারের যে-কোনাে স্থানে (দূরত্ব) মাউস নিয়ে ক্লিক করতে হবে, Left Align ট্যাব সেট হবে। কিন্তু অন্যান্য অ্যালাইনমেন্ট চাইলে রুলারের সর্ববামে বাটনে ক্লিক করতে হবে, চিহ্ন আসবে। এখন রুলারের যে- কোনাে স্থানে ট্যাব সেট করতে হবে Center Aligned হবে। আবার ট্যাব বক্স-এ ক্লিক করতে হবে। এখন ট্যাব সেট করতে হবে। Right Aligned হবে। আবার ট্যাব বক্স-এ ক্লিক করতে হবে ডেসিমেল অ্যালাইন হবে। ট্যাব Key এবং রুলারের সাহায্যে ইনডেন্ট তৈরি করা ও সেটিংকৃত দুই ট্যাবের মাঝখানে সাধারণত ফাকা থাকে। ওয়ার্ডে প্রয়ােজনানুযায়ী এ ফাকা স্থানকে ডট ডট চিহ্নিত লাইন বা টানা লাইন দেয়া যায়। এগুলােকে ট্যাব লিডার বলা হয়। ট্যাব সেট করার সময় কোন ট্যাবে-এ লিডার হবে এবং কেমন হবে তা নির্ধারণ করে দিতে হয়। Format মেনুস্থ Tabs কমান্ড অপশন নির্বাচন করে ট্যাব সেট করার সময় ওপেনকৃত ডায়ালগ বক্স হতে ট্যাব লিডার সিলেক্ট  যুতে হবে হয়। যে ট্যাব-এর জন্য লিডার সিলেক্ট করা হবে সে ট্যাব-এ লেখার আগে লিডার আসবে। যেমন- ১,২.৫ ও ৩ ইঞ্চি দূরত্বে সেটিং করা ট্যাব এর ৩ ইঞ্চিতে সেট করা ট্যাবের জন্য লিডার সেট করতে হলে- Format মেনুতে ক্লিক করতে হবে। Tabs-এ ক্লিক করতে হবে। Tabs ডায়ালগ বক্সের Tab stop position: বক্সে সেটিংকৃত ট্যাবসমূহের তালিকা দেখাবে। ৩-এ মাউস নিয়ে ক্লিক করতে হবে। Leader এর ৩……. এ মাউস নিয়ে ক্লিক, করতে হবে অথবা Alt+3 চাপতে হবে।OK বাটনে ক্লিক্ করে ডকুমেন্টে ফিরে আসুন। এখন ট্যাব কী ব্যবহার করে লিখলে ৩ ইঞ্চিতে সেটিংকৃত ট্যাব এর আগে ডট চিহ্ন আসবে। মেইল মার্জ (Mail Merge) করা ও প্রতিষ্ঠান বা ব্যক্তিগত ক্ষেত্রে প্রায়ই দেখা যায় একই চিঠি বিভিন্ন ঠিকানায় পাঠাতে হয় এবং চিঠির উপর ভিন্ন ভিন্ন নাম এসহ সম্বােধন করা হয়। মনে করুন, একটি প্রতিষ্ঠান প্রার্থীদের কাছে ইন্টারভিউ কার্ড পাঠাবে, সেক্ষেত্রে চিঠির মূল বিষয় Document) এক কিন্তু নাম ঠিকানা বা ডাটাবেস (Database) ভিন্ন। এসব ক্ষেত্রে Microsoft Word-এ Mail Merg=ব্যবহার করা হয়। একই চিঠি, মেইলিং লেবেল বা বিজ্ঞপ্তি যদি বিভিন্ন ঠিকানায় ভিন্ন ভিন্ন ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠানের নিকটহঠানাের প্রয়ােজন হয়, তখন উক্ত চিঠির সাথে ভিন্ন ভিন্ন ঠিকানাকে একত্র করে খুব অল্প সময়ে পূর্ণাঙ্গ চিঠি গঠন করার পদ্ধতিকেমেইল মার্জ বলে। অর্থাৎ, একটি চিঠি বিভিন্ন ঠিকানায় পাঠানােই হলাে মেইল মার্জMail Merge করতে নিচের Step-গুলাে একে একে প্রয়ােগ করুন। এক্ষেত্রে মােট ৪টি পর্যায় অতিক্রম করতে হয়-

এখন আমরা word এর টেবিল কমান্ড ব্যবহার করে বিভিন্ন ব্যক্তির নাম, ঠিকানা ইত্যাদি সম্বলিত একটি ডাটাবেস ফাইল তৈরিকরে Address2 নামে সেভ করে রাখব। Excel বা Access দিয়ে তৈরি করে রাখা ডাটাবেসকেও Word ফাইলের সাথে Mailare করা যায়।

click here for next page